Klauzula apostille – czym jest? Kiedy jest wymagana?

Dokumenty wydawane w jednym kraju mogą być uznawane za w pełni legalne w innym państwie – pod warunkiem że są opatrzone klauzulą apostille. Dla wielu osób to dość tajemnicze pojęcie, z którym mają do czynienia dopiero w chwili dopełniania formalności za granicą związanych np. z podejmowaniem zatrudnienia lub rozpoczęciem edukacji. Dowiedz się, czym jest klauzula apostille oraz kiedy jest wymagana do legalizacji dokumentów. 

Klauzula apostille – co to jest?

Apostille jest urzędowym poświadczeniem dokumentu krajowego, dzięki któremu może on być legalnie używany w innym państwie. Dotyczy to wyłącznie stron Konwencji Haskiej z 6 października 1961 r.  znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Klauzula ta potwierdza podpis oraz charakter, w jakim działa osoba, która go złożyła, a także tożsamość pieczęci umieszczonej na dokumencie.

Co to oznacza w praktyce? W przypadku państw, które podpisały konwencję haską zastosowanie klauzuli apostille znosi kosztowną i czasochłonną procedurę uwierzytelniania dokumentów na drodze legalizacji dyplomatycznej lub konsularnej. Dzięki niej dokument wydawany w jednym kraju jest automatycznie uznawany w innym, jeśli jest stroną konwencji, bez konieczności uzyskiwania dodatkowych potwierdzeń.

Jakie kraje wydają i uznają klauzulę apostille?

Klauzula apostille jest wydawana oraz uznawana przez kraje będące stronami Konwencji Haskiej. Zalicza się do nich Polskę, a także m.in.:

• Albanię,
• Andorę,
• Argentynę,
• Armenię,
• Bośnię i Hercegowinę,
• Kanadę,
• Chile,
• Chiny,
• Czechy,
• Ekwador,
• Estonię,
• Gwatemalę,
• Irlandię,
• Izrael,
• Japonię,
• Maltę,
• Mauritius,
• Peru,
• Filipiny,
• Singapur.

Pełną listę państw znajdziesz pod adresem: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41.

Jak wygląda klauzula apostille?

Apostille wydawane w Polsce ma formę zadrukowanej naklejki. Znajduje się na niej odręczny podpis urzędnika, a także pieczęć urzędowa oraz hologram.

Apostille jest nadawane dokumentom urzędowym w formie papierowej oraz pismom zawierającym urzędowe poświadczenia.

Klauzula apostille – gdzie uzyskać?

Klauzulę apostille można uzyskać w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (lub innym ministerstwem w zależności od rodzaju dokumentu). Wymaga to złożenia stosownego wniosku osobiście lub wysłania go pocztą.

W pierwszym przypadku niezbędne jest umówienie wizyty w Referacie ds. Legalizacji MSZ w Warszawie za pośrednictwem systemu e-Konsulat. Należy pamiętać o wydrukowaniu potwierdzenia oraz zabranie go ze sobą do urzędu. Tam trzeba złożyć wniosek (wypełniony przed wizytą lub na miejscu) oraz wnieść opłatę skarbową. W przypadku, gdy formalności są dopełniane przez osobę trzecią, pełnomocnika lub pośrednika, niezbędne jest pisemne upoważnienie z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy.

Apostille można także uzyskać, wysyłając wniosek wraz z dokumentem, na którym ma być umieszczona klauzula oraz potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej na adres:

Referat ds. Legalizacji

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

1. Szucha 23

00-580 Warszawa

W ciągu 30 dni otrzymasz poświadczone dokumenty na swój adres wskazany do korespondencji. Dotyczy to wyłącznie interesantów z Polski oraz zamieszkujących inne kraje Unii Europejskiej, a także Islandię, Lichtenstein, Norwegię oraz Szwajcarię. Dokumenty są odsyłane listem poleconym.

Jakie dokumenty wymagają uzyskania apostille, aby były legalne za granicą?

Klauzula apostille jest wymagana w przypadku:

• aktów stanu cywilnego – nie wymagają one dodatkowych poświadczeń oprócz apostille, jeśli mają okrągłą pieczęć urzędu, pieczątkę imienną urzędnika oraz jego podpis;
• tłumaczeń przysięgłych – wykonywanych przez tłumaczy przysięgłych znajdujących się na oficjalnej liście Ministerstwa Sprawiedliwości;
• dokumentów notarialnych – poświadczonych wcześniej przez właściwy miejscowo sąd okręgowy;
• dokumentów sądowych – poświadczonych wcześniej przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego;
• dokumentów handlowych – poświadczonych wcześniej przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą (zgodnie z Konwencją Haską dokumenty dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych nie podlegają poświadczeniu klauzulą apostille);
• dokumentów wydawanych przez uczelnie wyższe – w tym przypadku apostille jest wydawane przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w Warszawie;
• dokumentów wydawanych przez szkoły artystyczne – apostille świadectw, dyplomów, indeksów, poświadczeń oraz innych dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego zagranicą wydawanych przez te jednostki nadaje Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
• świadectw szkolnych i dojrzałości, dyplomów i zaświadczeń wydawanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne – w zależności od tego, jaka placówka wydaje dokumenty, apostille nadaje Ministerstwo Edukacji Narodowej, kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły lub dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej;
• zaświadczeń o niekaralności – uzyskiwanych w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych;
• dokumentów dotyczących kwalifikacji w zawodach medycznych – apostille dla dyplomów uzyskania tytułu specjalisty, świadectw złożenia LEP/LDEP oraz LEK/LDEK i dokumentów wydawanych przez organy samorządowe zawodów medycznych nadaje Ministerstwo Zdrowia;
• odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego – opatrzonych pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz poświadczonych podpisem pracownika KRS;
• dyplomów mistrzowskich oraz świadectw rzemieślniczych – poświadczonych wcześniej przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie;
• dyplomów doktorskich i habilitacyjnych wydawanych przez Polską Akademię Nauk i instytuty naukowe – zawierających poświadczenie Prezesa Polskiej Akademii Nauk lub ministerstwa nadzorującego instytut (w przypadku dyplomów doktorskich i habilitacyjnych wydawanych przez instytuty badawcze);
• odpisów z Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej – opatrzonych pieczęcią Ministerstwa Rozwoju i Technologii i podpisem pracownika tego ministerstwa.

Aby dowiedzieć się, czy konkretny dokument potrzebuje klauzuli apostille oraz uzyskania innych poświadczeń, skontaktuj się z Ministerstwem Spraw Zagranicznych. Otrzymasz tam szczegółowe informacje.

Jakie dokumenty nie wymagają klauzuli apostille, aby były legalne za granicą?

W przypadku państw należących do Unii Europejskiej klauzula apostille nie jest wymagana dla dokumentów wydawanych w innym kraju członkowskim, które odnoszą się do:

• urodzenia,
• zgonu,
• pozostawiania przy życiu,
• imienia i nazwiska,
• małżeństwa (stanu cywilnego i zdolności do zawierania związku małżeńskiego),
• rozwodu i separacji,
• unieważnienia małżeństwa,
• pochodzenia dziecka,
• przysposobienia,
• miejsca zamieszkania lub pobytu,
• obywatelstwa,
• braku wpisu w rejestrze karnym.

Tego rodzaju dokumenty są więc ważne również poza granicami Polski nawet wtedy, gdy nie są opatrzone klauzulą apostille.

Źródła

• https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
• https://www.gov.pl/web/dyplomacja/apostille